1. Một số tình huống thực tế
Trong quá trình giải quyết các vụ việc dân sự, đặc biệt là các trường hợp ly hôn khi một bên đương sự đang sinh sống ở nước ngoài, có những tình huống giấy tờ được lập tại nước ngoài nhưng do công dân Việt Nam thực hiện và được Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại chứng thực.
Ví dụ, đơn ly hôn, bản tự khai được soạn thảo bằng tiếng Việt, ký tên và chứng thực chữ ký tại cơ quan đại diện Việt Nam. Trong nhiều hồ sơ, những giấy tờ này được gửi về Việt Nam để nộp cho Tòa án. Tuy nhiên, thực tế có nơi tiếp nhận ngay, nhưng cũng có nơi yêu cầu thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
2. Căn cứ pháp luật liên quan
Điểm c Khoản 2 Điều 478 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 quy định:
“Tòa án Việt Nam công nhận giấy tờ, tài liệu do cá nhân cư trú ở nước ngoài lập trong các trường hợp sau đây:
c) Giấy tờ, tài liệu do công dân Việt Nam ở nước ngoài lập bằng tiếng Việt có chữ ký của người lập giấy tờ, tài liệu đó và đã được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.”
Quy định này thể hiện rằng nếu giấy tờ đã đáp ứng các yếu tố:
… thì sẽ được Tòa án Việt Nam công nhận mà không đặt thêm điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự.
Theo Điều 73 Luật Công chứng 2024, cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài được công chứng các giao dịch như di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các giao dịch khác theo quy định, trừ các hợp đồng về bất động sản (như mua bán, chuyển nhượng…).
Ngoài ra, Luật đã bỏ nội dung công chứng bản dịch ra khỏi phạm vi công chứng. Thay vào đó, công chứng viên được phép thực hiện chứng thực chữ ký người dịch, bên cạnh việc chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký cá nhân.
Như vậy, đối với giấy tờ do công dân Việt Nam ở nước ngoài lập — nếu được cơ quan đại diện Việt Nam chứng thực — thì hoàn toàn phù hợp với quy định pháp luật hiện hành mà không cần hợp pháp hóa lãnh sự.
3. Lý do có sự khác nhau trong áp dụng thực tế
Việc có nơi yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, có nơi không yêu cầu, có thể xuất phát từ:
-
Cách hiểu khác nhau về khái niệm “giấy tờ nước ngoài” và “giấy tờ của Việt Nam lập ở nước ngoài”;
-
Mong muốn bảo đảm tính chắc chắn về pháp lý của tài liệu trong hồ sơ;
-
Chưa có hướng dẫn thống nhất, chi tiết cho cán bộ tiếp nhận và xử lý hồ sơ tại các Tòa án.
4. Giải pháp hướng tới sự thống nhất
Để thuận tiện cho công dân và đảm bảo áp dụng pháp luật thống nhất, có thể cân nhắc:
-
Cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản giải thích rõ hơn về trường hợp giấy tờ của công dân Việt Nam lập ở nước ngoài bằng tiếng Việt và đã được cơ quan đại diện Việt Nam chứng thực;
-
Tăng cường tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ;
-
Cung cấp thông tin, hướng dẫn công khai trên trang điện tử của các cơ quan tiến hành tố tụng.
5. Bảng tóm tắt các trường hợp cần và không cần hợp pháp hóa lãnh sự
| Trường hợp giấy tờ |
Có cần hợp pháp hóa lãnh sự? |
Căn cứ pháp lý chính |
| Giấy tờ, tài liệu do công dân Việt Nam ở nước ngoài lập bằng tiếng Việt, có chữ ký và được cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài công chứng/chứng thực |
Không cần |
Điểm c Khoản 2 Điều 478 BLTTDS 2015; Điều 78 Luật Công chứng 2014; Khoản 1 Điều 2 NĐ 111/2011/NĐ-CP |
| Giấy tờ, tài liệu do cơ quan/tổ chức nước ngoài cấp (ví dụ: giấy khai sinh, giấy kết hôn, giấy chứng tử do cơ quan nước ngoài cấp) |
Cần |
Điều 5, Điều 20 NĐ 111/2011/NĐ-CP |
| Giấy tờ do cá nhân nước ngoài lập, hoặc công dân Việt Nam lập bằng ngôn ngữ nước ngoài và chỉ được chứng thực bởi cơ quan nước sở tại |
Cần |
Điều 20 NĐ 111/2011/NĐ-CP |
| Giấy tờ của Việt Nam (do cơ quan, tổ chức trong nước cấp) mang ra nước ngoài sử dụng |
Có thể cần (tùy yêu cầu của nước tiếp nhận) |
Điều 3, Điều 4 NĐ 111/2011/NĐ-CP |
Pháp luật hiện hành đã quy định khá rõ về việc công nhận giấy tờ của công dân Việt Nam ở nước ngoài lập bằng tiếng Việt và được cơ quan đại diện Việt Nam chứng thực. Việc nắm rõ và áp dụng đúng quy định sẽ giúp thủ tục diễn ra nhanh gọn, đồng thời đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan.