1. Trích lục hồ sơ là gì? Vì sao nhiều người cần đến Tòa án hỗ trợ?
Trong thực tế, nhiều người dân không thể tự mình thu thập được các tài liệu chứng minh quyền lợi của mình như:
-
Giấy khai sinh, đăng ký kết hôn (hồ sơ hộ tịch);
-
Sổ đỏ, sổ hồng, bản vẽ thửa đất (hồ sơ đất đai);
-
Di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia tài sản (tài liệu lưu trữ tại công chứng);
-
Thậm chí là bản án hoặc quyết định đã ban hành nhưng không còn giữ bản sao.
Khi đó, việc Tòa án trích lục hồ sơ hộ tịch, trích lục hồ sơ đất đai hay trích lục giấy tờ lưu trữ là biện pháp giúp bảo vệ quyền lợi và làm rõ sự thật vụ án.
2. Tòa án sẽ trích lục hồ sơ trong trường hợp nào?
Theo quy định tại Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 và các văn bản chuyên ngành, Tòa án chỉ thực hiện việc trích lục hồ sơ trong các trường hợp sau:
✅ Khi đương sự có yêu cầu hợp lý và không thể tự thu thập chứng cứ
Ví dụ:
-
Người dân đã làm thủ tục xin trích lục nhưng bị từ chối;
-
Giấy tờ đã thất lạc hoặc hư hỏng;
-
Cần thông tin từ cơ quan quản lý nhà nước mà cá nhân không thể tự tiếp cận.
✅ Khi Tòa án xét thấy cần thiết để giải quyết vụ án
Tòa án có quyền chủ động trích lục các tài liệu phục vụ xác minh tình tiết vụ án.
3. Các loại hồ sơ Tòa thường trích lục
🔹 Hồ sơ hộ tịch
(Giấy khai sinh, kết hôn, khai tử, nhận con nuôi…)
📍 Cơ quan cung cấp: UBND cấp xã hoặc Phòng Tư pháp huyện – nơi đăng ký sự kiện hộ tịch.
📌 Tòa án có thể trích lục hồ sơ hộ tịch nếu liên quan đến:
-
Xác minh quan hệ cha – con, vợ – chồng;
-
Giải quyết ly hôn, tranh chấp nuôi con;
-
Giải quyết chia thừa kế, xác nhận nhân thân.
🔹 Hồ sơ đất đai – nhà ở
(Sổ đỏ, sổ hồng, sơ đồ thửa đất, biến động lịch sử sử dụng…)
📍 Cơ quan cung cấp: Văn phòng Đăng ký đất đai thuộc Sở TN&MT.
📌 Tòa trích lục hồ sơ đất đai trong các trường hợp:
-
Tranh chấp quyền sử dụng đất;
-
Đòi tài sản bị lấn chiếm, sang tên trái phép;
-
Xác minh di sản thừa kế là bất động sản.
🔹 Hồ sơ lưu trữ hành chính khác
(Văn bản công chứng, sổ sách lưu tại kho lưu trữ Nhà nước…)
📌 Một số vụ việc cần trích lục như:
-
Bản sao hợp đồng tặng cho tài sản;
-
Văn bản phân chia di sản;
-
Giấy tờ hành chính bị thất lạc qua thời gian.
4. Quy trình Tòa án trích lục hồ sơ – giấy tờ lưu trữ
Bước 1: Đương sự nộp đơn yêu cầu trích lục
Trong đơn cần nêu rõ:
-
Loại giấy tờ cần trích lục (ví dụ: giấy khai sinh, bản sao sổ đỏ…)
-
Lý do không thể tự thu thập được chứng cứ
-
Cơ quan đang lưu giữ tài liệu đó (nếu biết)
Bước 2: Tòa án xem xét yêu cầu
Nếu hợp lý và cần thiết, Tòa sẽ ra văn bản yêu cầu cung cấp hồ sơ gửi đến cơ quan, tổ chức lưu giữ.
Bước 3: Cơ quan lưu giữ cung cấp thông tin
Cơ quan được yêu cầu có trách nhiệm cung cấp trong thời gian sớm nhất, thường không quá 07 ngày làm việc.
Bước 4: Tòa án công bố chứng cứ tại phiên xử
Nếu có giá trị pháp lý, chứng cứ trích lục sẽ được đưa vào hồ sơ vụ án và công khai tại phiên xét xử.
5. Những lưu ý khi đề nghị Tòa trích lục hồ sơ
-
Không nên chờ đợi đến khi ra Tòa mới đề nghị. Nên chuẩn bị sớm từ khi nộp đơn khởi kiện hoặc phản tố.
-
Chỉ đề nghị khi thật sự cần thiết và không thể tự làm. Nếu bạn có thể tự xin tại cơ quan quản lý, Tòa có thể từ chối hỗ trợ.
-
Nên tham khảo luật sư để trình bày lý do, xác định đúng loại tài liệu cần thiết nhằm tránh bị từ chối.
6. Câu hỏi thường gặp
❓ Có thể nhờ Tòa trích lục giấy tờ đất nếu đã mất bản gốc không?
✅ Được, nếu giấy tờ có trong hệ thống của Văn phòng Đăng ký đất đai, Tòa có thể yêu cầu sao trích phục vụ xét xử.
❓ Tòa có bắt buộc phải hỗ trợ trích lục không?
❌ Không bắt buộc. Tòa sẽ căn cứ hồ sơ, tính cần thiết và khả năng của đương sự để quyết định.
❓ Tôi chỉ có bản photo, có được yêu cầu Tòa xác minh bản chính?
✅ Có thể, nếu bản photo có nội dung hợp lý và bạn trình bày rõ lý do cần xác minh.
7. Kết luận: Đừng ngần ngại yêu cầu Tòa trích lục khi cần thiết
Việc Tòa án hỗ trợ trích lục hồ sơ hộ tịch, đất đai, lưu trữ là một phần quan trọng giúp người dân tiếp cận công lý dễ dàng hơn, đặc biệt trong các vụ án dân sự, hôn nhân, thừa kế và đất đai.
📌 Tuy nhiên, cần hiểu rõ khi nào Tòa sẽ trích lục hồ sơ, thủ tục như thế nào và nên chuẩn bị gì để tăng khả năng được chấp nhận.